年度末業務あれこれ

毎年、年度末は年度末ならではの業務に追い込まれる。大きく分けて、S-net業務と館の報告書業務と情報機器管理業務。
S-net業務は、年7,000件の標本データをフォーマットに合わせて整形して提出する仕事。これは年度末じゃなくてもできるのに、どうしても年度末ギリギリまで手をつけないで放置してしまい、〆切間際に深夜まで作業をすることになる。今回は、事前にアルバイトさんに手伝ってもらったのでだいぶ楽だったけど、それでも実質2日半くらいかかった。
報告書業務は、館全体の資料登録件数・点数を集計して、報告書用に表を作成する、というのが主。資料登録も、S-net業務と同じくいつでもできる仕事なのに、やはりみんな年度末まで手を付けないので、ギリギリになって1万件以上のデータを整形し、データベースに登録してから、それを集計するということをやっている。集計する際には、みんなが登録する時に犯したミスをチェックして修正し、それから集計して、それを開館以来のデータが載っている巨大な集計表に書き込むので、やはり2日くらいかかる。

情報機器管理業務は、主にパソコンの設定。うちの職場では転勤・退職する人が毎年４〜５人おり、その人達が使っていたパソコンは後任の人達が使うことになる。そのパソコンの設定を変更する仕事。転勤する人はだいたいギリギリまで仕事をしていたいので、この作業は3月31日の退庁時間を過ぎてからしか始められない。来年の自分のために作業手順を書いておく。
先に、ネットワーク・サーバーとメールサーバーに新任の人たちのアカウントを作っておく。同時にNAS上の共有フォルダーのアクセス権限も設定しておく。次に、新任職員用パソコンを受け取り、電源を切ったままで、函体やキーボードをエタノールできれいに拭く。キーボードカバーを新品に替える。きれいになったら電源を入れて、NASのアカウント名でユーザーアカウントをもう一つ作る。作ったら、古いユーザーアカウントを削除する。それから資格情報マネージャーを編集し、新しいアカウントでネットワーク・サーバーに接続できるようにする。ここでちょっとした罠があって、ユーザー名の欄でもユーザー名の前にサーバー名を付けてあげないと、NASにつながらない。（毎年これを忘れて苦労する。）
次に、ネットワーク・サーバーのショートカットをデスクトップに貼り付けてあげる。メールソフトを起動して、新しいアカウントでメール送受信ができるようにする。それからメールソフトのショートカットをタスクバーに貼り付けてあげる。
次に、プリンターのリストをチェックして、入っていないドライバーをインストール。最後に、Windows Updateを実施する。前にそのパソコンを使っていた人がUpdateをサボっていると、ここから膨大な時間がかかる。４台だと、作業完了はだいたい23時を回る。５台だと24時を回ることがある。

もし年度替わりで事務室内の自分の机が引っ越しすることになったりすると、上記の作業に並行して自分の引っ越し作業をやらねばならず、かなり悲惨なことになる。今年は動かなくて済んだので助かった。で、前日23時を回ってから家に帰って次の日（4月1日）の朝8時半に出勤したら、年度末には大掃除をしてスッキリと新年度を迎えるべきと信じている上司の人に「机が汚れている」と指摘されたりするので、わりとつらい。